Chargé(e) de Césure et formations extérieures

AgroParisTech est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel de type grand établissement d'enseignement supérieur et de recherche. Placé sous la tutelle du ministère chargé de l’agriculture, ses domaines de compétence recouvrent l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires, la protection de l’environnement, la gestion durable des ressources naturelles et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon et les résidences étudiantes localisées à Paris, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans 

La direction de la formation pilote les deux entités de la formation initiale et de la formation professionnelle de l’établissement. La formation initiale est composée de 4 pôles : Pôle « Administratif et financier », Pôle « Profils étudiants », Pôle « Parcours académiques » et Pôle « Service aux étudiants».

Le poste est situé au sein du pôle « Parcours académiques » composé d’un chef de pôle, un(e) adjoint(e), une assistante, 3 chargés de mission scolarité, 5 gestionnaires de scolarité, 1 bureau logistique. Ce dernier est composé d’un responsable du bureau, un gestionnaire de salle et un agent logistique.

Le poste est basé sur le campus de Palaiseau auprès du Pôle Parcours Académique.

Conditions spécifiques :

• Des navettes depuis Paris (Porte d’Orléans et Nation) et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
• Le télétravail est envisageable pour ce poste.
• Différentes options de temps de travail sont possibles
• Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
• Accès à la restauration collective - parking
• Dans le cadre de la politique « Egalité professionnelle » et « Diversité » du ministère de l’agriculture et de la souveraineté alimentaire, le poste est ouvert aux candidats reconnus en situation de handicap

Sous la responsabilité directe du chef de pôle Parcours académiques, le chargé de césure et formation extérieures pilote la gestion de scolarité d’étudiants en césure (CEI, Congé et Césure stage) et accompagne les mobilités hors AgroParisTech (3A extérieur, master extérieurs), en binôme avec les collèges sur ces périmètres.

Gestion administrative et pédagogique des étudiants candidats et inscrits à la Césure : CEI, congé et césure-stage.

• Sélection et gestion des candidatures, suivi des dossiers de candidature,
• Suivi administratif et pédagogique : Inscriptions, CVEC, informations et conseils concernant les dossiers de bourse,
• Suivi de la validation des stages (CEI et césure-stage),
• Coordination du travail de suivi avec les enseignants-référents
• Etablissement des listes de diplômables (CEI), édition et vérification des diplômes et suppléments au diplôme,
• Gestion administrative des étudiants candidats au congé et organisation du congé
   

Gestion administrative et pédagogique des étudiants en mobilité hors AgroParisTech : double diplôme, 3A et Masters extérieurs.

• Suivi administratif et pédagogique : Inscriptions, contact avec les établissements d’accueil, validation des contrats pédagogiques,
• Suivi des parcours hors AgroParisTech : Inscriptions, mise à jour des données dans Synapses,
• Suivi de la validation des stages,
• Gestion de la diplomation : vérifications des conditions à la diplomation en collaboration avec les gestionnaires 3A et des autres niveaux (1A, 2A, Master), établissement des listes, organisation administrative de la remise des diplômes RDD (impression et mise sous pli des diplômes, RN et suppléments au diplôme,
• Gestion des informations écrites (courriers, courriels, mettre en forme des documents, établissement des attestations) et orales (téléphone, visite, accueil) pour en assurer la réception, la retranscription et la diffusion avec les supports adaptés,
• Classement et archivage l’ensemble des supports recueillis et produits.

Participation aux activités courantes du Pôle parcours Académique : Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics (étudiants, enseignants, personnels administratifs).

Collaborations avec les autres pôles de la formation initiale et les enseignants-chercheurs

Relation forte avec les étudiants

Savoirs

• Connaissance du milieu de l’enseignement supérieur
• Bonne connaissance des réseaux propres à l’établissement et de ses outils
• Connaissance des logiciels bureautiques Word et Excel, de messagerie électronique Zimbra et de gestion de scolarité (Synapses).

Savoir-faire / Savoir-être

• Travailler en équipe
• Communiquer en informant pour rendre compte
• Rigueur : respect des délais et des procédures
• Adaptabilité
• Savoir être rigoureux, ponctuel, discret et le devoir de réserve est impératif
• Capacité à assurer la continuité du service
• Sens de l’organisation : anticipation, réactivité et gestion des priorités
• Sens du contact et diplomatie (avec les enseignants, administratifs, hiérarchie, étudiants, partenaires …)
• Force de proposition,
• Disponibilité (périodes de forte activité liées au calendrier universitaire)