Responsable administratif et financier (F-H)

AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

Le poste est basé sur le site de Grignon au sein de la Ferme expérimentale. (des déplacements ponctuels avec une voiture de service sur le site de Palaiseau sont à prévoir)

La Ferme expérimentale a pour missions la production agricole (400ha de cultures, 200 vaches laitières, 650 brebis allaitantes, un atelier de transformation laitière, et une unité de méthanisation), sur laquelle viennent se greffer des activités de recherche sous contrat avec des entreprises privées et des activités d’enseignement.

La ferme est un département particulier au sein d’AgroParisTech dans le sens où elle emploie 35 personnes (dont environ 30 sous contrat de droit privé), gère un budget de 4,5 M€, et est soumise à une obligation de rentabilité, en portant ses dépenses sur ses fonds propres. En ce sens, son fonctionnement est à mi-chemin entre celui d’une administration publique et d’une PME agricole, privée.

La personne recrutée est déléguée auprès du directeur de l’exploitation pour le pilotage du pôle gestion de la ferme.

L’objectif de son poste est de faire le lien entre les services supports d’AgroParisTech, et la Ferme Expérimentale, afin que la gestion quotidienne tout comme les grands projets d’avenir de la ferme s’accomplissent sans difficulté, avec l’aide et l’appui de ces services supports.

Elle veille au respect des règles et des procédures dans son périmètre de compétences : finances publiques, achats publics, recrutement des contractuels, régies de recettes et de dépenses, et toute autre démarche administrative rentrant dans le périmètre de la ferme expérimentale.

Elle encadre l’équipe administrative composée de 2 gestionnaires.

Gestion financière et contrôle des moyens

• En lien avec le directeur de l’exploitation, participer à la préparation et à l’exécution du budget de la ferme.
• En lien avec l’équipe de 2 gestionnaires, veiller au bon traitement des factures clients et fournisseurs, dans le logiciel pep-premium.

Gestion des deux régies de la Ferme

• Être régisseur d’avances et de recettes pour le compte de l’agent comptable, sur le site de la ferme de grignon.
• Suivre le fonctionnement des comptes de régie (ferme et produits laitiers), effectuer les paiements, encaisser les recettes, saisir les mouvements dans le logiciel de régie.

Gestion du personnel

• Elaborer les actes relatifs aux débuts et fin de contrat des vacataires et contractuels de la ferme, en lien avec le service recrutement.
• Préparer mensuellement les données relatives à la paie des collaborateurs, en lien avec le service paie.
• Faire le lien entre le service RH et les agents de la Ferme – gestion de proximité.
• Assurer le lien avec les organismes : MSA, mutuelles, médecine du travail …
• Assurer le suivi administratif des logements attribués aux collaborateurs de la ferme (contrats, facturation, entretien, lien avec les domaines …)

Encadrement et animation de l’équipe administrative

• Fixer les missions et les objectifs de chaque collaborateur
• Fixer les règles de présence sur site et les modalités de travail à distance conformément aux règles propres à la ferme.
• Définir avec l’équipe une organisation des communications
• Conduire les entretiens d’activités de l’équipe administrative en lien avec le directeur de l’exploitation.

• Les personnels de la ferme
• Les directions des fonctions support de l’école, notamment le service RH et la direction des affaires financières et des achats.
• Les fournisseurs et les clients de la ferme, les divers organismes.

Savoirs

• Maîtriser les réglementations financières, comptables et des marchés publics applicables à la ferme.
• Connaître l’organisation et les circuits de décision de l’établissement.
• Maîtriser l’environnement bureautique et des logiciels de gestion financière
• Connaissances sur la gestion de régies d’avances et de recettes.
• Savoir analyser et traduire de manière pragmatique, en vue de leur application des textes réglementaires
• Connaitre la réglementation applicable à l’embauche de contractuels de droit privé agricole

Savoir-faire / Savoir-être

• Maîtriser les techniques d’encadrement
• Savoir déléguer et coordonner les activités des collaborateurs. Fixer et contrôler la réalisation des objectifs.
• Savoir transmettre son savoir faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités.
• Savoir concilier les modes de fonctionnement spécifiques de la ferme et ceux de l’école. (La ferme étant une petite structure « privée », rattachée à l’école, une grosse structure publique)
• Savoir concilier les modes de fonctionnement spécifiques d’AgroParisTech et des clients/fournisseurs/organismes.
• Être à l’écoute des contraintes du monde agricole (fonctionnement 7J/7).