Assistant gestionnaire (F-H)

1/ Appui logistique à l’ensemble du service, y compris :

• Appui transversal au service (logistique, courrier, organisation des réunions de service, comptes-rendus, matériel / mobilier, archivage…)
• Organisation des missions à l’étranger en lien avec les missionnaires (traitement des ordres de mission et des états de frais de déplacement, y compris utilisation du progiciel GFD en appui aux agents et renseignement des volets financiers, achat des titres de transports).
• Appui à l’organisation d’événements (International Days, Journée Europe, Erasmus Days, etc.) et à l’accueil international (Summer Program, partenaires, étudiants internationaux, etc.).
• Gestion des frais de réception.
• Passation de commandes (utilisation des interfaces dédiées des prestataires).
• Appui aux membres du service selon besoin. 

2/ Appui spécifique au responsable administratif et financier (RAF) :

• Seconder le RAF dans l’ensemble de ses missions financières (recettes et dépenses)
• Utilisation du progiciel financier (PEP Premium) pour la saisie des engagements juridiques, des bons de commandes et des services faits, pour l’enregistrement et la vérification des clients et fournisseurs ainsi que de l’ensemble des opérations courantes liées aux recettes et dépenses
• Suivi des crédits de la DRIE (postes de dépenses, recettes).
• Vérification et transmission à la Direction des Affaires et des Achats des dossiers particuliers de paiement (bourses, rémunérations stagiaires…)

3/ Procédure de gestion des ordres de missions et autorisations de déplacement à l’international :

• Gestion, sous la responsabilité de la directrice et du RAF du service, des autorisations de déplacement à l’étranger des étudiants, doctorants et auditeurs.
• Alimentation d’une base de données des séjours à l’étranger des étudiants, doctorants et auditeurs.
• Réalisation d’un bilan annuel des mobilités internationales des personnels (en s’appuyant sur l’extraction GFD) et des étudiants.
• Amélioration de la communication sur la procédure (clarification des formulaires, mise à jour des informations relatives à la procédure sur Intranet et sur Seafile, etc.).

4/ Appui à la gestion de la mobilité internationale :

• Appui au suivi de la mobilité internationale des étudiants (sensibilisation, constitution des dossiers, paiement des bourses, etc.).
• Saisie de données sur les différentes plateformes liées à la mobilité internationale (Beneficiary Module pour la mobilité Erasmus+, logiciel de scolarité interne Synapses, logiciel de gestion des mobilités MoveOn).