Apprenti assistant de direction (H-F)

AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21^e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

Le poste est situé sur le campus de Palaiseau au sein du secrétariat général.

Conditions spécifiques :

• Le télétravail peut être envisageable pour ce poste.
• Différentes options de temps de travail sont possibles
• Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
• Accès à la restauration collective - parking

Sous l’autorité de la secrétaire générale, l’apprenti assure auprès de la Direction générale et du secrétariat général la gestion courante du secrétariat dans le respect des règles et des procédures applicables. Elle ou Il recueille, traite les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle ou Il participe à l’animation de la structure au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale – secrétariat général.

1. Gestion administrative et logistique

• Gestion des agendas : Planification et suivi des rendez-vous, réunions et déplacements pour la Direction Générale et la Secrétariat Général.
• Gestion du parapheur : Préparation, dépôt et distribution des documents officiels en collaboration avec les services concernés.
• Organisation des déplacements :
• Réservation de billets (train, avion) et hébergements.
• Enregistrement des frais de mission dans PEP et suivi des remboursements.
• Vérification de la conformité des pièces justificatives.

2. Organisation d’événements et réunions

• Logistique des événements :
• Coordination des séminaires, conseils d’administration et autres événements institutionnels (devis, réservations, communication aux participants).
• Gestion des réunions :
• Réservation de salles et mise en place des outils de visioconférence (Teams, Zoom, etc.).
• Préparation des supports logistiques (accueil, matériel, comptes-rendus).

3. Gestion documentaire et financière

• Classement et archivage :
• Enregistrement et classement du courrier entrant/sortant.
• Gestion des conventions et documents sensibles en respectant les règles RGPD.
• Suivi financier :
• Saisie des bons de commande et des saisies financières (SF).
• Contrôle et enregistrement des notes de frais (pièces justificatives, conformité).

4. Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique :
• Réception et orientation des visiteurs, gestion des appels entrants.
• Transmission des messages et informations aux services concernés

• Ensemble des services et sites d’AgroParisTech
• Contacts du Directeur Général et ses adjoints et la secrétaire générale (tutelle, partenaires…)
• Fournisseurs.